Reembolso de Despesas: Como Registrar Corretamente 2025

Funcionário gasta R$ 500 com gasolina para ir visitar cliente. Volta e pede reembolso. Como registrar isso na empresa?

Muitos empresários não sabem diferenciar reembolso de salário. Alguns pagam reembolso sem comprovante (e depois Receita questiona). Outros tentam deduzir o que não podem.

A confusão é comum porque parece simples: funcionário gasta, empresa reembolsa. Pronto. Mas fiscalmente é mais complexo.

Neste guia, vamos destrinchar: diferença entre reembolso, adiantamento e despesa dedutível, como registrar corretamente, o que pode e o que não pode reembolsar, e como evitar problema com Receita Federal.

As 3 Formas de Movimentação de Caixa (Bem Diferentes!)

1. Reembolso (Funcionário Gasta Do Bolso)

O que é: Funcionário usa dinheiro pessoal para pagar despesa legítima da empresa. Depois a empresa ressarce.

Exemplo: Viagem a cliente: passagem aérea, hotel, refeição. Funcionário paga tudo do cartão pessoal. Volta e recebe reembolso.

Tributação:

• ✅ NÃO gera IR ao funcionário (não é renda)
• ✅ NÃO gera INSS (não é remuneração)
• ✅ Pode deduzir como despesa (se comprovado)
• ✅ Funcionário recebe isento

2. Adiantamento (Empresa Dá Dinheiro Antes)

O que é: Empresa antecipa dinheiro para funcionário que vai fazer despesa.

Exemplo: Viagem amanhã. Dou R$ 1.000 ao funcionário antes de viajar. Ele volta e presta contas (gastou R$ 800, devolveu R$ 200).

Tributação:

• ✅ NÃO gera IR (não é salário)
• ✅ NÃO gera INSS
• ✅ Pode deduzir despesa (se comprovado)
• ✅ Dinheiro não utilizado volta à empresa

3. Despesa Dedutível (Empresa Paga Diretamente)

O que é: Empresa paga a despesa diretamente (não passa pelo funcionário).

Exemplo: Empresa contrata táxi Uber, paga hotel, compra passagem. Funcionário só usa.

Tributação:

• ✅ NÃO gera IR ao funcionário
• ✅ NÃO gera INSS
• ✅ Deduz como despesa da empresa
• ✅ Mais limpo (sem intermediação)

Diferença Crucial: Reembolso vs Salário Disfarçado

O que PODE Reembolsar (Despesas Legítimas)

✅ PODE reembolsar:

• ✅ Passagem aérea (viagem trabalho)
• ✅ Hotel (viagem trabalho)
• ✅ Refeição durante viagem trabalho
• ✅ Táxi/Uber (trabalho)
• ✅ Combustível (veículo trabalho)
• ✅ Material de escritório
• ✅ Despesa cliente (almoço reunião, material apresentação)
• ✅ Uniforme/EPI (trabalho)
• ✅ Ferramenta/equipamento (trabalho)

❌ NÃO pode reembolsar:

• ❌ Refeição pessoal (não trabalho)
• ❌ Cinema/diversão
• ❌ Roupas pessoais
• ❌ Gasolina carro pessoal (use-o para trabalho)
• ❌ Academia, spa, beleza
• ❌ Celular pessoal (a não que empresa autorize uso profissional)
• ❌ Cuidados médicos (seguro empresa cobre)

Passo-a-Passo: Como Registrar Reembolso Corretamente

Passo 1: Funcionário Gasta (Com Comprovante)

Funcionário faz despesa E já guarda comprovante.

Passo 2: Funcionário Apresenta Reclamação

Apresenta todos os comprovantes originais (ou fotografados) para empresa.

Documentação necessária:

• ✓ Nota fiscal (se houver)
• ✓ Recibo / ticket
• ✓ Extrato cartão (mostra data e valor)
• ✓ Comprovante reserva (hotel, voo)

Passo 3: Empresa Aprova/Nega

Empresa revisa comprovantes. Se legítimo, aprova. Se pessoal ou sem comprovante, nega.

Passo 4: Registre na Contabilidade

Se despesa dedutível: lança como despesa (reduz lucro tributário).

Se apenas reembolso (não dedutível): lança como movimentação de caixa (não afeta imposto).

Passo 5: Pague Funcionário

Transferência bancária com descrição:

“Reembolso viagem São Paulo – Comprovantes en anexo”

Ou cheque com recibo assinado funcionário.

Exemplo Prático: Viagem a Cliente

Erros Comuns (E Como Evitar)

Erro #1: Reembolso Sem Comprovante

“Confio em João, não precisa de nota.” Recei audita, não aceita, cobra multa.

Erro #2: Reembolso Misturado com Salário

“Todo mês reembolso R$ 500 para João de combustível.” Parecer salário disfarçado. Receita questiona.

Erro #3: Deduzir Reembolso Sem Documentação

Reembolsa ao funcionário, mas não tem comprovante da despesa original. Tenta deduzir do mesmo jeito.

Erro #4: Não Rastrear Quem Gastou

“Não lembro quem pagou essa despesa.” Receita quer saber nome, data, motivo. Sem rastreamento = não aceita.

Documentação Mínima Para Guardar

• 📄 Comprovante original (nota fiscal, recibo, extrato cartão)
• 📄 Formulário de reembolso preenchido (data, valor, motivo)
• 📄 Assinatura de aprovação (gerente ou diretor)
• 📄 Comprovante pagamento (transferência, cheque, RPA)

Quando NÃO Reembolsar

• ❌ Comprovante faltando (pede que apresente)
• ❌ Despesa claramente pessoal (recusa)
• ❌ Valor muito alto sem justificativa (questiona)
• ❌ Reembolso mensalmente para mesma pessoa (converte em salário/vale)
• ❌ Sem aprovação de gestor (padroniza processo)

Links Relacionados & Interligações

Conclusão: Reembolso Quando Feito Correto é Vantajoso

Reembolso não é imposto. É ressarcimento legítimo de despesa de trabalho.

Quando feito corretamente (com comprovante, documentação, aprovação), é ótimo para empresa (deduz imposto) e para funcionário (não gera IR/INSS).

Use o passo-a-passo deste artigo. Padronize processo. Exija documentação. Registre tudo.

Assim você se protege de fiscalização da Receita e funciona sem problemas.

Última atualização: 30 de novembro de 2025 | Revisão: Checklist completo de SEO e Schema Markup