Apuração de Impostos Passo a Passo: Guia Completo 2025
Chega o dia 20 de cada mês. Você abre a planilha e se pergunta: “Quanto tenho que pagar de imposto hoje?” Mas não sabe por onde começar.
IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, INSS… Quais deduzir? Como calcular? Quanto pagar?
A maioria dos empreendedores deixa isso pro contador. Que faz certo. Mas se você entender o passo-a-passo, consegue:
- ✓ Controlar melhor seu caixa (sabe quanto vai sair)
- ✓ Detectar se contador está cobrando errado
- ✓ Tomar decisão rápida sobre se pode pagar ou precisa renegociar
- ✓ Otimizar impostos (deduza o máximo permitido)
Neste guia, vamos destrinchar a apuração completa: conceitos, fórmulas, exemplos práticos e um passo-a-passo que funciona do dia 1.
Os 6 Impostos Que Você Vai Apurar
1. IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
O quê: Imposto federal sobre lucro da empresa.
Alíquota: 15% + adicional de 10% (se lucro > R$ 20 mil/mês).
Base: Lucro (receita – despesas dedutíveis).
Como incide: Se lucrou R$ 100 mil no mês, IRPJ = R$ 100 mil × 15% = R$ 15 mil.
2. CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido)
O quê: Contribuição social sobre lucro.
Alíquota: 9% (geralmente).
Base: Lucro (mesma que IRPJ).
Como incide: R$ 100 mil lucro, CSLL = R$ 100 mil × 9% = R$ 9 mil.
3. PIS (Programa de Integração Social)
O quê: Contribuição sobre faturamento bruto.
Alíquota: 1,65% (não cumulativo) ou 0,76% (cumulativo).
Base: FATURAMENTO BRUTO (sem dedução de despesa!).
Como incide: Se faturou R$ 100 mil (com lucro ou prejuízo), PIS = R$ 100 mil × 1,65% = R$ 1.650.
4. COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social)
O quê: Contribuição sobre faturamento.
Alíquota: 7,6% (não cumulativo) ou 3% (cumulativo).
Base: FATURAMENTO BRUTO (sem deduções!).
Como incide: R$ 100 mil faturado, COFINS = R$ 100 mil × 7,6% = R$ 7.600.
5. INSS Patronal (Para PJ com Funcionário)
O quê: Contribuição previdenciária sobre folha de pagamento.
Alíquota: 20% (alguns setores têm redução).
Base: Soma folha de pagamento do mês.
Como incide: Se pagou R$ 50 mil em salários, INSS = R$ 50 mil × 20% = R$ 10 mil.
6. ISS Municipal (Se Prestar Serviço)
O quê: Imposto municipal sobre serviços.
Alíquota: 2-5% (varia conforme cidade e tipo serviço).
Base: Faturamento com serviços.
Como incide: Se faturou R$ 100 mil com serviço em SP, ISS = R$ 100 mil × 5% = R$ 5 mil.
Diferença Crucial: Lucro vs Faturamento
| Imposto | Base de Cálculo | Permite Dedução? | Se Tiver Prejuízo… |
|---|---|---|---|
| IRPJ + CSLL | LUCRO | ✅ Sim (deduz despesas) | Paga 0 (ou carrega prejuízo) |
| PIS + COFINS | FATURAMENTO | ❌ Não (sem deduções) | Paga igual (mesmo com prejuízo!) |
| INSS | FOLHA | ✅ Sim (sobre folha) | Paga conforme folha |
| ISS | FATURAMENTO SERVIÇO | ❌ Não (sem deduções) | Paga igual |
Passo-a-Passo Prático: Apuração Mensal
Passo 1: Reúna Todos os Comprovantes do Mês
- ✓ Notas fiscais de venda (faturamento)
- ✓ Notas fiscais de compra (custos/despesas)
- ✓ Recibos de aluguel, energia, internet, etc
- ✓ Folha de pagamento (se houver funcionário)
- ✓ Contracheques e comprovantes desconto imposto
Passo 2: Calcule Faturamento Bruto Total
(Não desconta nada, só soma)
– Venda dia 1: R$ 10 mil
– Venda dia 10: R$ 15 mil
– Venda dia 20: R$ 8 mil
– Prestação de serviço dia 25: R$ 5 mil
Faturamento Total: R$ 38 mil
Passo 3: Calcule PIS + COFINS (Sobre Faturamento)
COFINS = Faturamento × 7,6%
Total PIS + COFINS = Faturamento × 9,25%
Faturamento: R$ 38 mil
PIS = R$ 38.000 × 1,65% = R$ 627
COFINS = R$ 38.000 × 7,6% = R$ 2.888
Total: R$ 3.515
⚠️ Isto você paga MESMO que tenha prejuízo no mês!
Passo 4: Calcule Custos e Despesas Dedutíveis
Exemplo: Compra de estoque + Aluguel + Energia + Internet + Funcionário
Custos Diretos:
– Compra de produtos para revenda: R$ 15 mil
Despesas Operacionais:
– Aluguel: R$ 3 mil
– Energia: R$ 500
– Internet: R$ 200
– Funcionário (salário): R$ 3 mil
– INSS sobre funcionário: R$ 600
Total Despesas: R$ 22.300
Passo 5: Calcule Lucro Líquido
Obs: Não subtrai PIS/COFINS/IRPJ/CSLL (são impostos, não despesa)
Faturamento: R$ 38.000
Menos Despesas: R$ 22.300
Lucro Líquido: R$ 15.700
Passo 6: Calcule IRPJ + CSLL (Sobre Lucro)
CSLL = Lucro × 9%
Lucro: R$ 15.700
IRPJ = R$ 15.700 × 15% = R$ 2.355
(Não tem adicional porque lucro < R$ 20 mil)
CSLL = R$ 15.700 × 9% = R$ 1.413
Total IRPJ + CSLL: R$ 3.768
Passo 7: Some Todos os Impostos e Pague
PIS: R$ 627
COFINS: R$ 2.888
IRPJ: R$ 2.355
CSLL: R$ 1.413
INSS funcionário: R$ 600 (já contado acima)
TOTAL IMPOSTOS: R$ 7.883
Percentual do Faturamento: 7.883 ÷ 38.000 = 20,75%
(Nota: Na prática pode variar conforme regime, setor, benefícios)
Diferenças por Regime Tributário
| Regime | Como Apura | Impostos | Frequência |
|---|---|---|---|
| Simples Nacional | Tudo junto em 1 guia (DAS) | ICMS + ISS + INSS (inclusos) | Mensal (até dia 20) |
| Lucro Presumido | IRPJ + CSLL mensais, PIS/COFINS sobre faturamento | IRPJ + CSLL + PIS + COFINS + INSS | Mensal ou trimestral |
| Lucro Real | Apuração completa baseada em livro fiscal | IRPJ + CSLL + PIS + COFINS + INSS | Mensal obrigatório |
| MEI | Guia fixa mensal | R$ 65-200/mês fixo | Mensal |
Armadilhas na Apuração (E Como Evitar)
Armadilha #1: Esquecer que PIS+COFINS São Sobre FATURAMENTO
Muitos pensam “tive prejuízo, não pago PIS/COFINS”. Errado! Paga igual.
Armadilha #2: Confundir Lucro Contábil com Lucro Tributário
Há despesas que a contabilidade aceita, mas o fisco não. Seu lucro contábil pode ser R$ 100 mil, mas lucro tributário (para IRPJ) é R$ 80 mil.
Armadilha #3: Não Separar Impostos DO MÊS ANTERIOR
Você apura imposto de janeiro em fevereiro. Confunde com imposto de fevereiro. Resultado: paga fora do prazo e pega multa.
Armadilha #4: Deduzir Coisa Que Não Pode
Alguns tentam deduzir combustível pessoal, almoço, carro particular. Fisco não aceita. Resultado: multa quando auditado.
Planilha Modelo Para Apuração Mensal
| Item | Valor | Cálculo |
|---|---|---|
| Faturamento Bruto | R$ 0,00 | Soma todas receitas |
| (-) Custos Diretos | R$ 0,00 | Produto comprado |
| (-) Despesas Operacionais | R$ 0,00 | Aluguel, energia, etc |
| = Lucro Bruto | R$ 0,00 | Faturamento – Custos |
| IMPOSTOS: | ||
| PIS (1,65% sobre faturamento) | R$ 0,00 | Faturamento × 1,65% |
| COFINS (7,6% sobre faturamento) | R$ 0,00 | Faturamento × 7,6% |
| IRPJ (15% sobre lucro) | R$ 0,00 | Lucro × 15% |
| CSLL (9% sobre lucro) | R$ 0,00 | Lucro × 9% |
| INSS (20% folha, se houver) | R$ 0,00 | Folha × 20% |
| = TOTAL IMPOSTOS | R$ 0,00 | Soma todos |
| Lucro Líquido | R$ 0,00 | Lucro – Impostos |
Calendário: Quando Apurar e Pagar
- 📅 Simples Nacional: DAS até dia 20 de cada mês (referente ao mês anterior)
- 📅 Lucro Presumido: Mensal até dia 20 ou trimestral (jan, abr, jul, out) até dia 20
- 📅 Lucro Real: Mensal até dia 20 obrigatório
- 📅 DARF (guia de IRPJ): Até dia 20 do mês seguinte (ex: IRPJ de janeiro paga até 20 de fevereiro)
- 📅 GNRE (guia de ICMS): Varia por estado (geralmente dia 20)
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Conclusão: Apuração Não É Complicado, É Sistemático
A apuração de impostos parece complexa no início. Mas é só seguir passo-a-passo. Uma vez que você entende a lógica, vira rotina.
E a vantagem? Você não fica com medo de Receita. Você sabe exatamente quanto pagar, quando pagar, e por quê.
Use a planilha modelo deste artigo. Preencha todo mês. Guarde cópia. Mostre pro seu contador. Com isso, você está 80% protegido já.
Os 20% restantes (aqueles casos muito específicos ou benefícios fiscais especiais), o contador cuida.
Boa sorte na apuração!
Última atualização: 30 de novembro de 2025 | Revisão: Checklist completo de SEO e Schema Markup