Quanto Realmente Custa um Funcionário em 2025
Atualizado em 30 de Novembro de 2025 | Leitura: aproximadamente 25 minutos
Você quer contratar um vendedor para sua loja. Pensa em pagar R$ 2.000 de salário. Calcula rápido: 2.000 × 12 = R$ 24.000 por ano. Acha que o custo é isso? Não é. O custo real é R$ 36.800. Porque você esqueceu do INSS, FGTS, férias, 13º salário, VT, VR, seguro saúde, multa rescisória… A maioria dos empresários subestima o custo real em 40-50% e se surpreende quando o caixa fica vermelho no fim do mês.
História real: “Planejava abrir uma segunda loja. Orcamento previa 8 funcionários com salário de R$ 2.000 cada, total R$ 16.000 de folha. Pensei que cabia no orçamento. Quando o contador fez o cálculo real, incluindo todos os encargos, benefícios e provisões, deu R$ 26.000 por mês. R$ 10.000 a mais! Meu orçamento não aguentava. Por sorte, descobri antes de contratar. Revisei o plano, reduzi para 5 funcionários, automatizei processos e só então abri a loja. Se tivesse contratado achando que custava R$ 16.000, teria quebrado em 3 meses. Hoje a loja tem 5 funcionários e é lucrativa.”
Este guia vai desvendar, passo a passo, quanto realmente custa um funcionário CLT no Brasil: salário, encargos, férias, 13º, benefícios, custos ocultos, exemplo prático completo e estratégias para reduzir custos sem ser injusto. O princípio é simples: quem não sabe o custo real, não sabe se pode contratar.
Salário vs Custo Total: A Grande Diferença
Salário (o que o funcionário vê)
É o valor da carteira de trabalho, o que ele recebe líquido mais descontos.
- Salário bruto: R$ 2.000
- Desconto INSS: R$ 160 (8% aproximado)
- Desconto IRRF: pode variar
- Líquido: R$ 1.840 (sem IRRF)
Custo total (o que você paga)
Salário bruto + todos os encargos e benefícios que a lei e mercado exigem.
- Salário bruto
- INSS patronal
- FGTS (8% + 40% multa rescisória provisionada)
- Férias + 1/3 constitucional
- 13º salário
- Benefícios (VT, VR, VA, plano de saúde)
- Encargos adicionais (SESC, SENAC, INCRA, etc.)
Regra prática
O custo real é entre 1,8x e 2,2x o salário bruto. Ou seja, um salário de R$ 2.000 custa entre R$ 3.600 e R$ 4.400 por mês para empresa.
⚠️ Atenção: Esse multiplicador já inclui férias, 13º e benefícios médios. Se não der férias e 13º, está irregular e pode ser multado. Não tem jeito de pagar só salário.
Encargos Obrigatórios (O Que a Lei Exige)
1. INSS Patronal (Previdência Social)
- Alíquota: 20% sobre salário bruto
- Destinação: previdência, aposentadoria, auxílios
- Exemplo: salário R$ 2.000 = R$ 400 de INSS
2. FGTS (Fundo de Garantia)
- Alíquota: 8% sobre salário bruto
- Destinação: conta vinculada do funcionário
- Na rescisão sem justa causa: multa de 40% sobre saldo
- Exemplo: R$ 2.000 × 8% = R$ 160 por mês
3. Férias + 1/3 Constitucional
- A cada 12 meses, funcionário tem 30 dias de férias
- Você paga salário normal + 1/3 extra
- Custo mensal provisionado: (salário ÷ 12) + (1/3 ÷ 12)
- Exemplo: R$ 2.000 ÷ 12 = R$ 166,67 de férias + R$ 55,56 de 1/3 = R$ 222,23 por mês
4. 13º Salário
- Um salário extra ao ano
- Pode parcelar em 2 vezes (novembro e dezembro)
- Custo mensal provisionado: salário ÷ 12
- Exemplo: R$ 2.000 ÷ 12 = R$ 166,67 por mês
5. Encargos Adicionais (Sistema S)
- SESC: 1,5% do salário (comércio)
- SENAC: 1,0% do salário (comércio)
- SEBRAE: 0,6% do salário
- INCRA: 0,2% do salário (rural)
- Total: cerca de 3,3% do salário
- Exemplo: R$ 2.000 × 3,3% = R$ 66,00
Soma dos encargos obrigatórios:
INSS (20%) + FGTS (8%) + Férias/13º (19,45%) + Sistema S (3,3%) = 50,75% do salário bruto
Benefícios (O Que o Mercado Exige)
1. Vale-Transporte (VT)
- Obrigatório para empresa com mais de 10 funcionários
- Empresa paga 100% do valor
- Exemplo: R$ 200 por mês
- Obs: desconto de 6% do salário (desconto do funcionário)
2. Vale-Refeição (VR) ou Vale-Alimentação (VA)
- Comum: R$ 20-35 por dia
- Exemplo: R$ 25 × 22 dias = R$ 550 por mês
- Isento de imposto até R$ 35,60 por dia
3. Plano de Saúde
- Valor médio: R$ 300-800 por funcionário
- Depende da idade e plano
- Exemplo: R$ 400 por mês
4. Seguro de Vida
- Valor médio: R$ 20-50 por mês
- Exemplo: R$ 30 por mês
5. Outros benefícios comuns
- Auxílio creche: R$ 200-400
- Participação de lucros (PLR)
- Bonificação por desempenho
- Auxílio farmácia
- Convênio odontológico
- Auxílio educação
⚠️ Obs: Benefícios não são obrigatórios por lei (exceto VT para empresa >10 funcionários), mas são exigidos pelo mercado. Para contratar bons profissionais, precisa oferecer pacote competitivo.
Custos Ocultos (O Que Ninguém Conta)
1. Custos de contratação
- Anúncio de vaga: R$ 100-500
- Processo seletivo (tempo do RH)
- Testes, dinâmicas
- Exame admissional: R$ 100-300
2. Custos de treinamento e capacitação
- Treinamento inicial: 20-40 horas
- Custo do treinador
- Material didático
- Perda de produtividade nos primeiros meses
3. Custos de equipamentos e espaço
- Computador/notebook: R$ 3.000-5.000
- Cadeira, mesa, mobília
- Softwares e licenças
- Aluguel proporcional do espaço
- Luz, água, internet
4. Custos de rescisão
- Multa FGTS 40% (se demissão sem justa causa)
- Aviso prévio (30 dias)
- Férias vencidas proporcionais
- 13º proporcional
- Processo trabalhista (honorários advogado)
5. Turnover (troca de funcionários)
- Custo de demissão + contratação
- Perda de produtividade
- Impacto na equipe
Custo oculto de um funcionário no 1º ano
Resultado: Isso representa R$ 475 por mês a mais no custo do funcionário, só no primeiro ano.
Exemplo Completo: Custo Real de Funcionário com Salário R$ 2.000
Cálculo detalhado mensal (provisão)
Salário e encargos obrigatórios:
Benefícios (estimado):
Custos ocultos (amortizado):
Custo total mensal:
Custo total anual:
⚠️ Conclusão: Um salário de R$ 2.000 na verdade custa R$ 4.484 por mês (2,24x o salário). Anual: R$ 53.808 vs R$ 24.000 que você imaginava.
Como Calcular Custo Real na Prática (Passo a Passo)
Passo 1: Salário bruto
Defina salário base da função
Passo 2: Calcule encargos obrigatórios
Encargos = Salário × 50% (aproximado)
Ex: R$ 2.000 × 50% = R$ 1.000
Passo 3: Liste benefícios obrigatórios
- VT: 10% do salário (médio)
- VR: 25% do salário (médio)
- Plano de saúde: 20% do salário (médio)
- Total benefícios: cerca de 55% do salário
Passo 4: Provisão para custos ocultos
- Contratação: R$ 400 (÷ 12 = R$ 33)
- Treinamento: R$ 2.000 (÷ 12 = R$ 166)
- Equipamento: R$ 300 (÷ 12 = R$ 25)
- Total: R$ 224 por mês
Passo 5: Soma tudo
Custo Total = Salário + Encargos + Benefícios + Ocultos
Ex: 2.000 + 1.000 + 1.100 + 224 = R$ 4.324
⚠️ Dica prática: Use multiplicador de 1,8 a 2,2 para estimativa rápida. Salário de R$ 3.000 custa entre R$ 5.400 e R$ 6.600.
Estratégias Para Reduzir Custo de Funcionário (Legalmente)
1. Optar pelo Simples Nacional
- Alíquota de INSS reduzida (chama-se GPS – Guia da Previdência Social)
- Taxa de 12% sobre folha (ao invés de 20%)
- Economia: 8% do salário
- Ex: R$ 2.000 × 8% = R$ 160/mês de economia
2. Terceirize atividades secundárias
- Contabilidade, limpeza, segurança
- Não tem custo de benefícios e encargos
- Paga só pelo serviço
3. Use contratos por prazo determinado (experiência)
- Testa funcionário por 90 dias
- Se não for bom, demite sem multa FGTS
- Reduz custo de turnover
4. Ofereça benefícios flexíveis
- Vale-cultura (isento de imposto)
- Vale-gasolina (isento se for entrega)
- Plano de saúde coletivo (dedutível para empresa)
5. Automatize processos
- Reduz número de funcionários necessários
- Software de gestão, caixa automático, chatbot
- Investimento inicial paga em 1-2 anos
6. Home office (quando possível)
- Economiza espaço, luz, água, internet
- Funcionário pode usar VT próprio (economiza VT)
- Mais produtivo (estudos mostram)
Plano de redução: economia de R$ 6.000/mês
Situação atual: 8 funcionários, salário médio R$ 2.500, custo total R$ 4.800 cada = R$ 38.400/mês
Ações:
Erros Comuns Que Aumentam Custo de Funcionário
Erro 1: Contratar sem fazer cálculo completo
Olha só salário, não vê encargos e benefícios. No fim do mês, fica R$ 1.000 a mais na folha e não sabe de onde sair.
Erro 2: Esquecer de provisionar férias e 13º
Não separa dinheiro todo mês. Quando chega férias e 13º, não tem caixa para pagar. Tem que fazer empréstimo ou atrasar contas.
Erro 3: Dar benefícios que não pode sustentar
Oferece plano de saúde caro, VR alto, VT sem desconto. Quando vê, benefício está custando mais que salário.
Erro 4: Demitir sem calcular multa
Pensa em demitir para cortar custo, mas esquece da multa FGTS 40%, aviso prévio, férias e 13º proporcionais. Demissão pode custar R$ 5.000-10.000.
Erro 5: Não ter processo seletivo bom
Erro 6: Não fazer acordo com banco para VT e VR
Dúvidas Frequentes Sobre Custo de Funcionário
Pode, mas não consegue contratar. Benefícios não são obrigatórios por lei (exceto VT para empresa >10 funcionários), mas mercado exige. Para conseguir bons profissionais, precisa oferecer VR, VA, plano de saúde.
Pode ser, mas tem risco. PJ não tem FGTS, férias, 13º. Mas se Receita entender que é “falso PJ” (exclusividade, controle de horário), pode reclassificar como CLT e multar. Use só para casos reais de prestação de serviços.
Não. MEI só pode ter sócio e 1 ajudante (se enquadrados como “empregado doméstico” para serviços específicos). Para ter funcionário regular, precisa abrir empresa no Simples Nacional ou Lucro Real.
Empresas de trabalho temporário cobram 2,5x a 3x o salário. Já incluem todos encargos, benefícios e taxa da agência. Para 3 meses, pode valer a pena para evitar custo de demissão.
Não por lei, mas é prática de mercado. Em alguns setores (tecnologia, financeiro), é praticamente obrigatório para atrair talento. Pesquise o que sua concorrência oferece.
Pode, mas precisa de acordo. Redução salarial unilateral é crime. Precisa fazer acordo escrito com funcionário. Se não tiver acordo, pode ser processado.
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Calcule o Custo Real Antes de Contratar
Contratar funcionário é decisão financeira séria. Não decida olhando só salário. Use o multiplicador 2,0x para estimativa rápida: salário de R$ 2.000 = custo de R$ 4.000. Faça planilha com todos encargos, benefícios e ocultos. Provisione férias e 13º mensalmente. Não seja pego de surpresa. Planejar custo de funcionário é planejar sobrevivência da empresa. Conhecimento é poder. Use a calculadora, simule cenários e tome decisão consciente. Sua empresa agradece.
Receita Federal – Tabela INSS